สำหรับผู้ผลิตยานยนต์ที่ประสบปัญหาเอกสารกระดาษจำนวนมาก หรือความกังวลเกี่ยวกับความปลอดภัยของข้อมูล การนำระบบข้อมูลที่จัดทำเป็นเอกสารที่แข็งแกร่งมาใช้ไม่ใช่ทางเลือกอีกต่อไป บริษัทที่ปฏิบัติตามมาตรฐาน IATF 16949 จะต้องจัดตั้งระบบการจัดการคุณภาพ (QMS) ที่ครอบคลุม โดยที่ "ข้อมูลที่จัดทำเป็นเอกสาร" ทำหน้าที่เป็นรากฐาน ไม่เพียงแต่สำหรับการปฏิบัติตามกฎระเบียบเท่านั้น แต่ยังรวมถึงความเป็นเลิศในการดำเนินงาน การลดความเสี่ยง และการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
ตั้งแต่การเปิดตัว ISO 9001:2015 คำศัพท์ดั้งเดิม "เอกสาร" และ "บันทึก" ได้ถูกรวมเข้าเป็น "ข้อมูลที่จัดทำเป็นเอกสาร" เนื่องจาก IATF 16949 สร้างขึ้นบนพื้นฐานของ ISO 9001 การเปลี่ยนแปลงแนวคิดนี้จึงนำมาใช้กับภาคยานยนต์อย่างเท่าเทียมกัน ISO 9001 กำหนดข้อมูลที่จัดทำเป็นเอกสารว่าเป็นข้อมูลที่ได้รับการควบคุมและบำรุงรักษา ซึ่งกำหนดให้องค์กรต้องจัดการทั้งเนื้อหาและสื่อบันทึกข้อมูล
นอกเหนือจาก ISO 9001 แล้ว IATF 16949 ยังกำหนดข้อบังคับด้านเอกสารที่เข้มงวดกว่าเดิม ข้อกำหนด 7.5.1.1 กำหนดให้องค์กรต้องจัดทำ QMS ที่เป็นเอกสาร รวมถึงคู่มือคุณภาพด้วย แม้ว่าบริษัทจะยังคงมีความยืดหยุ่นในการกำหนดรูปแบบและโครงสร้างของคู่มือตามขนาด วัฒนธรรม และความซับซ้อนของตนเอง แต่ข้อกำหนดด้านเอกสารยังคงไม่สามารถต่อรองได้
ข้อกำหนด 7.5.3.2.1 กำหนดให้องค์กรต้องกำหนด จัดทำเป็นเอกสาร และนำนโยบายการเก็บรักษาบันทึกมาใช้ ซึ่งเป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมาย ข้อกำหนดขององค์กร และข้อกำหนดของลูกค้า สิ่งนี้จำเป็นต้องมีการจัดตั้งระบบการจัดการบันทึกที่ครอบคลุม ซึ่งรับประกันความสมบูรณ์ ความถูกต้อง และการตรวจสอบย้อนกลับของข้อมูล ซึ่งมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อทั้งการปฏิบัติตามกฎระเบียบและการดำเนินการแก้ไขที่มีประสิทธิภาพ
ข้อกำหนด 7.5.3.2.2 กล่าวถึงข้อกำหนดทางวิศวกรรมโดยเฉพาะ โดยกำหนดให้มีกระบวนการที่เป็นเอกสารสำหรับการทบทวน การแจกจ่าย และการนำมาตรฐานทางวิศวกรรมของลูกค้ามาใช้ รวมถึงการจัดการการแก้ไขตามกำหนดเวลาของลูกค้า แนวทางที่เป็นระบบนี้ช่วยป้องกันข้อผิดพลาดในการดำเนินการที่เกิดจากการสื่อสารผิดพลาดหรือการตีความผิดพลาด
ภายในกรอบการทำงาน QMS ของ ISO 9001 ข้อมูลที่จัดทำเป็นเอกสารมีวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์หลายประการ:
มาตรฐานกำหนดให้ต้องบำรุงรักษาเอกสารสำคัญเหล่านี้อย่างชัดเจน:
องค์กรควรกำหนดขั้นตอนเหล่านี้เพื่อพัฒนาระบบเอกสารที่สอดคล้อง:
โซลูชันการจัดการเอกสารที่ทันสมัยมีประโยชน์อย่างมาก:
สำหรับผู้ผลิตยานยนต์ ข้อมูลที่จัดทำเป็นเอกสารมีความสำคัญเหนือกว่าการปฏิบัติตามข้อกำหนด ถือเป็นสินทรัพย์เชิงกลยุทธ์สำหรับการประกันคุณภาพ ความเป็นเลิศในการดำเนินงาน และความแตกต่างในการแข่งขันในตลาดที่มีความต้องการสูงขึ้นเรื่อยๆ
